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L'essentiel à savoir

A savoir / A faire

Dois-je distribuer les certificats à mes salariés ?

Si vous détenez les certificats, vous êtes légalement tenus de les compléter et de les remettre à vos salariés.

 Si vous avez des salariés sortis en cours d’exercice,  conservez une copie de leurs certificats.

Que faire si les dates des congés de mes salariés sont modifiées ?

Toute modification du nombre de jours effectivement pris par rapport aux dates communiquées à la caisse doit nous être impérativement signalée quel que soit le motif (absence pour congés d’une durée différente de celle initialement prévue,
congés non pris du fait d’un arrêt pour maladie, accident de travail ou maternité, congés sans solde accolés au congé légal).

Quand mes salariés vont-ils percevoir le montant de leurs congés payés ?

Ils percevront le montant correspondant au nombre de jours demandés, quelques jours avant leur départ, à condition que la demande de congés ait été réalisée dans les délais et que nous ayons en notre possession toutes les pièces nécessaires.

Que faire si je n'ai pas reçu les certificats de mes salariés ?

Nous vous invitons à vous rapprocher des services de la caisse.

Pourquoi un salarié ouvrier présent dans l'effectif toute l´année n’a-t-il pas droit à la totalité de son congé légal ?

Il peut y avoir différentes causes :

  • le salarié ouvrier a été malade : l'absence pour maladie non professionnelle n'ouvre pas droit à congés et réduit en conséquence la durée des congés ;
  • le salarié a omis d’envoyer à la caisse un justificatif d'arrêt de travail pour accident de travail ou pour maladie professionnelle : dans ce cas, son envoi permettra de rectifier, le cas échéant, le calcul de son congé ;
  • le salarié est en arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle depuis plus d'un an : dans ce cas, l'arrêt supérieur à un an n'est plus assimilable à du temps de travail pour le calcul des droits à congés ;
  • le salarié a eu des absences non assimilées par la loi à du travail effectif pour le calcul de la durée du congé, comme un congé sans solde ou un congé sabbatique.

Le salarié qui quitte l'entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse règle l’indemnité compensatrice de congés payés  dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus).  Dans tous les cas, un justificatif devra être adressé à la caisse.

Que faire en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire ?

Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre caisse et de votre numéro d'affiliation. Celui-ci prendra contact avec nos services pour que nous lui indiquions la date jusqu'à laquelle nous prenons en charge le paiement des indemnités de congés (article D. 3141-31 du code du travail).

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés et du représentant des salariés qui, dans la plupart des cas, est désigné par les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes. Ce dernier pourra les conseiller, les assister ; l'état des créances salariales établi par le mandataire ou liquidateur judiciaires lui est soumis.

Comment utiliser la Déclaration nominative annuelle (DNA) ?

Chaque année, dès la fin du mois de mars, une Déclaration Nominative Annuelle des salaires de l’exercice est adressée à toutes les entreprises occupant du personnel salarié, accompagnée d’une notice explicative et de la table des métiers et qualifications.

La DNA est remplie des éléments connus de la caisse au moment de l’édition.

DES SA RECEPTION VOUS DEVEZ :

  1. Indiquer pour chacun des salariés listés, les éléments de temps et de salaires correspondant à leur période d’activité,
  2. Ajouter les salariés employés, mais non listés,
  3. Vérifier les bases de salaires déjà déclarées, y apporter toute rectification éventuelle et ajouter le mois ou le trimestre manquant,
  4. Totaliser les salaires déclarés en bases de cotisations et ceux indiqués nominativement par salarié, et en cas de différence, en donner l’explication,

La transmission de toutes ces données peut se faire soit par ENREGISTREMENT DIRECT EN LIGNE SUR LE SITE (accès : vos services en ligne) soit par ENREGISTREMENT PAR DADSU SUR LE SITE NET- ENTREPRISES, soit par RENVOI DU DOCUMENT PAPIER SOUS PLI POSTAL.

Quand la caisse a validé votre DNA, elle envoie les certificats de congés de vos salariés.

Attention :

  • · Vous ne recevrez les certificats qu’après transmission de votre DNA ET de la déclaration de salaires du trimestre ou du mois manquant (1er trimestre de l’exercice ou mois de mars).
  • · Le calcul et le paiement des droits à congés des salariés auront pour base les informations portées sur la DNA.

 

 

 

Comment sont réglés les congés payés ?

Par virement bancaire.
A chaque règlement, une attestation de paiement est envoyée à vos salariés. Elle sert de justificatif de l'indemnité versée et doit être conservée au même titre qu'un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché quelques jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d'un mois pour tout paiement, suite à la réception des demandes de congés.
Aucun paiement n'est fait à l'accueil de la Caisse.

Comment demander le paiement des congés de mes salariés ?

Vous devez remettre à vos salariés, au moins un mois avant leur départ en congés ou à leur départ définitif de l'entreprise, un certificat en deux parties :

  • la partie bleue (partie gauche), document servant au calcul de leurs droits à congés et à leur paiement, qu'ils envoient à la caisse, signée, avec le cachet de votre entreprise, et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation de la Caisse primaire d'assurance maladie pour accident de travail ou maladie professionnelle, RIB...) ;
  • la partie grise (partie droite) qu'ils conservent (indispensable en cas de réclamation).

Vous pouvez vous charger de l'envoi du certificat bleu, après avoir fait signer cette partie au salarié et en lui ayant remis son exemplaire (partie grise).

Que faire lors du départ de l'un de mes salariés ?

Vous déclarez le départ de votre salarié à la caisse, soit directement en ligne sur votre espace sécurisé, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet.

Vous pouvez aussi réclamer à votre caisse le formulaire de demande de certificat pour salarié débauché. Vous le remettez à votre salarié à l'occasion de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre la partie du certificat à retourner à la caisse à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l'autre partie du certificat.

Suite à l´envoi du certificat, comment avertir la Caisse des prochains départs de mes salariés ?

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique SAISIE > Demande de congés ou Demande de congés groupée. Vous pouvez aussi nous indiquer ces dates sur les demandes de congés "format papier" reçues par vos salariés lors de leur paiement.

Vous pouvez dans tous les cas adresser un mél, un courrier ou un fax précisant les nouvelles dates de congé de vos salariés, sans omettre de préciser votre numéro d’adhérent à la caisse ainsi que tous les renseignements nécessaires à une parfaite identification des salariés.

A quelles conditions mon droit à congé est-il ouvert ?

L’ouverture du droit à congés est définie selon les dispositions de l’article L. 3141-3 du Code du travail. Pour toute précision complémentaire, contactez votre caisse.

Comment calculer la durée de mes congés ?

Le droit à congé est égal à 2,5 jours ouvrables par mois complet, période de 4 semaines ou 24 jours de travail ou par tranche de 150 heures de travail.

Sont pris en compte comme temps de travail :

  • 75 % des heures de chômage intempéries, à la condition que les arrêts de travail pour cause d’intempéries aient été déclarés à la caisse ;
  • les accidents du travail et de trajet ou la maladie professionnelle, dans la limite d’un an maximum à compter de la date de l’arrêt sur présentation de l'attestation de la CPAM mentionnant la date et le numéro de l'accident du travail et la période indemnisée ;
  • les arrêts pour maternité ou adoption ;
  • un forfait représentant les congés de l’année précédente dans le BTP ;
  • la maladie non professionnelle pour les Etam et Cadres sous certaines conditions ;
  • le chômage partiel, sous certaines conditions.

Pour bénéficier de ces assimilations, il faut que le droit à congé soit ouvert.

Comment se définissent les jours ouvrables ?

On définit par « jours ouvrables » tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et jours fériés légaux, à la charge de l’employeur, sous réserve de trois mois minimum d’ancienneté (article L3133-3 du Code du travail). Le décompte des jours de congés débute dès que le salarié cesse son activité, du 1er jour ouvrable habituellement travaillé jusqu’au dernier jour ouvrable avant la reprise de travail.

A noter que les jours fériés ne sont donc pas décomptés des jours de congés pris.

Exemple :

 
Si vous arrêtez votre travail le vendredi 19 avril au soir et le reprenez le lundi 29 avril au matin, vous devez poser 6 jours de congé, au lieu de 7, puisque le lundi de Pâques, 21 avril, est férié.

 

Rappels :

  • La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (article L.3141-17 du code du travail). Le congé légal, s’il ne dépasse pas 12 jours, doit être pris en continu.
  • Jours de cinquième semaine : les jours de congés sont habituellement décomptés en jours ouvrables. Toutefois, lorsque les jours de cinquième semaine sont pris en jours isolés, chaque jour doit correspondre à un jour habituellement travaillé dans l'entreprise (jour ouvré). Dans ce cas et conformément à la convention collective, la caisse règle automatiquement la valeur du sixième jour ouvrable de congé lors du paiement du cinquième jour.

Le jour de solidarité peut-il être posé en jour de congé ?

Avec l’accord de votre employeur, vous pouvez poser un jour de congé payé ou un jour de congé conventionnel (ancienneté) lors de la journée de solidarité. Dès lors que les dates de congés sont validées par votre employeur, ce dernier ne peut exiger que vous reveniez effectuer la journée de solidarité s'il vous informe de ce changement  moins d'un mois avant la date prévue du départ en congés, sauf circonstances exceptionnelles. Elle est dès lors décomptée en jour de congé payé.
En revanche, votre employeur ne peut vous imposer de prendre une journée de congé à la date de la journée de solidarité.

 

Quand mes indemnités de congés sont-elles payées ?

Vous percevez le montant correspondant au nombre de jours pris quelques jours avant votre départ en congés, à condition que la caisse soit préalablement en possession des informations nécessaires dans les délais prescrits.

Comment calculer mes indemnités de congés ?

Vos congés sont calculés selon deux méthodes. C’est le calcul le plus avantageux pour vous qui est retenu :

  • Méthode du régime général : 1/10 x salaire total brut de la période de référence 
  • Méthode du régime Bâtiment : 1/10 x [taux horaire (ou salaire mensuel) x temps de travail (ou assimilé) de la période de référence, y compris le forfait correspondant au congé précédent].

Mon employeur est-il tenu de me donner mon certificat ?

Votre employeur est légalement tenu de vous remettre, avant votre départ en congé ou à la date de rupture de votre contrat, un certificat en double exemplaire qui vous permettra de justifier de vos droits à congé envers la caisse d’affiliation de votre dernier employeur (article D3141-34 du code du Travail).

J’entre dans une autre entreprise du BTP

  • Votre nouvel employeur devra vous accorder, avant le 30 avril qui suit votre embauche, le solde de vos congés de l’exercice en cours.
  •  Pour la période suivante (débutant le 1er mai suivant votre embauche), votre dossier sera traité par la caisse de votre nouvel employeur lorsque celui-ci aura validé vos dates de départ pour les congés de cet exercice.

Paiement des congés : c'est la caisse de votre employeur au 31 mars qui règle les congés.

Important : si votre précédent employeur dépend d’une autre caisse métropolitaine, veuillez transmettre le(s) certificat(s) émis par cette caisse à celle dont dépend votre nouvel employeur.

Je quitte le secteur du BTP et/ou je crée mon entreprise

Puisque vos congés à venir ne relèvent plus de ce régime, nous vous réglons vos droits à congés acquis pour l’exercice en cours et à venir sur présentation de votre certificat de congés et/ou d’une demande de paiement accompagné(e) du justificatif correspondant à votre situation :
— le justificatif d'une activité professionnelle hors BTP, si vous êtes salarié
— l’inscription à la chambre des métiers ou l’extrait Kbis si vous avez créé une entreprise.

Je quitte mon entreprise : ai-je droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse vous règle l’indemnité compensatrice de congé payé dans les cas suivants : départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude, décès et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus). Dans tous les cas, vous devez fournir un justificatif de votre situation et envoyer votre certificat à la caisse.

Je souhaite faire un don de congés à un parent d’enfant malade

Depuis le 11 mai 2014, un salarié peut donner, en accord avec son employeur, des jours de repos non pris à un collègue dont l’enfant est gravement malade (loi n°2014-459 du 9 mai 2014).
Ce don fait l’objet d’une procédure spécifique mise en place par les caisses CIBTP. Contactez votre caisse pour de plus amples informations.

Je souhaite faire un don de congé à un salarié proche aidant

Depuis le 15 février 2018, un salarié peut donner, en accord avec son employeur, des jours de repos non pris à un collègue qui vient en aide à un proche atteint d'une perte d'autonomie d'une gravité particulière ou présentant un handicap (loi n° 2018-84 du 13 février 2018).
Ce don fait l’objet d’une procédure spécifique de mise en place par les caisses CIBTP. Contactez votre caisse pour de plus amples informations.

Mon entreprise est en procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire

Nous vous conseillons de prendre contact avec le mandataire ou liquidateur judiciaire : il s’agit de personnes nommées par le tribunal. Elles vous indiqueront la période de congé qui est prise en charge par la caisse et les documents à lui fournir le cas échéant pour le calcul du solde de vos congés.

Dans la plupart des cas, les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes désignent un représentant des salariés qui pourra vous conseiller ou vous assister ; l’état des créances salariales établi par le mandataire judiciaire lui est soumis.

Comment recevoir le montant de mes congés payés ?

En France, le virement bancaire est privilégié (plus sécurisé et plus rapide).
A l’étranger, par virement international (joindre un relevé d’identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement vous est envoyée. Elle sert de justificatif de l’indemnité versée et doit être conservée au même titre qu’un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché environ 10 jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d’un mois pour tout paiement, suite à la réception des certificats et fiches navettes.
Aucun paiement n’est fait à l’accueil.

Comment bien préparer mon dossier ?

Pour le meilleur traitement de votre dossier, il est recommandé de vérifier les informations mentionnées sur votre certificat :

  • votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres) ;
  • vos nom et prénom ;
  • votre adresse ;
  • votre période d’emploi (entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante) ;
  • vos dates de départ en congés et le nombre de jours pris ;

En cas d’erreur ou d’omission, vous devez le signaler à votre employeur, seul habilité à rectifier les informations inscrites sur votre certificat.

Si vous avez plusieurs certificats bleus en votre possession :

Vous devez grouper tous les certificats bleus et les adresser (suffisamment affranchis) à la caisse de votre dernier employeur au 31 mars dernier, ou du dernier employeur qui vous a occupé avant cette date.

Pièces à joindre dans certains cas :

  • pour tout arrêt en accident du travail ou maladie professionnelle : une attestation de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) comportant la date, le numéro de l’accident et l’ensemble de la période indemnisée ;
  • en cas de paiement par une autre caisse : une photocopie de l’attestation de paiement de l’année précédente ;
  • si votre certificat bleu comporte moins de 63 heures ou moins de 10 jours ouvrables de travail effectif : la photocopie du contrat à durée déterminée de moins d’un an ;
  • si vous atteignez au 31 mars de cette année de congé 10 ans d’ancienneté dans la profession en qualité d’IAC ou ETAM et ne bénéficiez pas encore des 2 jours accordés pour ancienneté dans l’entreprise : les photocopies des certificats de travail de vos employeurs successifs ;
  • si vous avez votre résidence fiscale en Belgique : une attestation des services fiscaux à renouveler chaque année ou la copie du dernier avis d'imposition ainsi qu’un RIB avec la domiciliation en Belgique comportant les références IBAN et le code BIC (ou code SWIFT) ;
  • si vos coordonnées bancaires nous sont inconnues ou ont changé : un nouveau RIB, en y mentionnant votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres).

Comment déclarer mes indemnités de congé ?

L'indemnité de congé payé a le caractère d'un salaire. En conséquence, elle supporte les mêmes charges sociales et fiscales que le salaire proprement dit. La caisse déclare à l'administration fiscale les indemnités de congé qu'elle verse aux salariés. Vous devez également en faire la déclaration en même temps que vos salaires.

Le cumul imposable des indemnités versées par la caisse au cours de l’année d’imposition figure sur la dernière attestation de paiement de l’année civile envoyée  par votre caisse.

Il est normalement pré-imprimé sur votre déclaration de revenus.
Voir en bas de la page 2 : détail de la case 1AJ ou 1BJ « Traitement et salaires ».
Les corrections éventuelles sont à effectuer en page 3 du formulaire.
Vous pouvez également consulter le montant imposable  sur le site par l’accès salariés.

Comment demander le paiement de mes congés ?

L’employeur doit vous remettre, au moins un mois avant votre départ en congés ou à votre départ de l’entreprise, un certificat composé de deux parties détachables :

  • la partie bleue (gauche), document indispensable au calcul de vos droits à congés et à son paiement, que vous envoyez à la Caisse, signée et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation CPAM pour accident du travail, RIB...)
  • la partie grise (droite) que vous conservez (indispensable en cas de réclamation).

Pour que vos congés soient payés avant votre départ, vous devez retourner votre certificat (partie bleue) original au moins un mois avant cette date.

Si vous détenez plusieurs certificats bleus originaux (photocopies non valables) émanant de plusieurs entreprises, vous les envoyez à la caisse du dernier employeur au 31 mars, ou de celui qui vous a employé avant cette date.

Si vous quittez votre entreprise après le 1er avril, vous adressez la partie bleue du certificat établi à partir de cette date à notre caisse en précisant votre situation (demandeur d'emploi, autre...).

En cas de départ à la retraite, de retour définitif à l'étranger, de retour à l'école..., nous procèderons au paiement immédiat sur présentation d'un justificatif.

En cas de contrat hors bâtiment, périodes d'intérims, de chômage, de démission ou fin de CDD sans inscription à Pôle emploi, le paiement sera effectué à partir du 1er mai de l'exercice suivant.

Je suis sans emploi

Votre caisse a pour mission d’assurer le service de vos congés quel que soit votre employeur. Le versement d’une indemnité compensatrice de congé n’est donc pas automatique à la fin d’un contrat de travail.


Toutefois, il est possible, sur fourniture de votre attestation d’inscription à Pôle emploi et d'un courrier de demande d'indemnité compensatrice (à télécharger dans la partie documentation), de demander le paiement du solde de vos congés.

 

Le délai de carence

Quand un salarié est privé d'emploi, Pôle emploi applique systématiquement un premier délai de carence de 7 jours et un deuxième pour le nombre de jours correspondant aux congés qui vous sont dus mais non encore payés. Il vous reviendra de prendre contact avec cet organisme pour lui fournir tout justificatif de nature à permettre d'établir précisément cette période de carence (certificats-congés, attestations de paiement...).

Que faire si mes dates de départ en congé sont modifiées ?

Il suffit que votre employeur nous avertisse des modifications si vous n’avez pas encore été payé de vos congés et si ces modifications transforment votre droit au fractionnement.

Quand dois-je envoyer un RIB ?

Vous devez nous envoyer un relevé d’identité bancaire (RIB) ou un relevé d’identité de caisse d’épargne (RICE) seulement si :

  • vous avez reçu un courrier de notre part vous le réclamant,
  • vous avez changé de compte bancaire ou de caisse d’épargne depuis le dernier règlement de la caisse,
  • vous n’avez pas encore communiqué vos références bancaires.

Suite à l’envoi de mon certificat, comment avertir la caisse de mes congés suivants ?

Votre employeur peut nous indiquer ces dates sur le site internet ; il peut également envoyer à la Caisse, un mél, un courrier ou un fax précisant vos nouvelles dates de congé.

Un droit pour le salarié, une obligation pour l’employeur

Tout salarié a droit chaque année à un congé payé qu’il a l’obligation de prendre pendant la période de prise de congé, c’est-à-dire entre le 1er mai et le 30 avril suivant. L’employeur a l’obligation de permettre aux salariés d’exercer leur droit à congé et de les informer qu’ils doivent prendre effectivement leurs congés restants avant l’expiration de la période de prise.

Durant ses congés, le salarié s’interdit tout travail rémunéré.

La période de référence (période d'acquisition) et la période de prise

 

Dans le BTP, les droits à congés sont calculés en tenant compte de toutes les périodes d’emploi effectuées dans la profession durant la période de référence, c'est-à-dire d’acquisition des droits à congés.

Les congés sont consommés durant la période de prise des congés.

Les dates de la période sont fixées par les conventions collectives nationales du BTP :

 

Concrètement, les salariés conservent leurs droits à congés acquis d’un employeur à l’autre.

Ces droits sont calculés et conservés par les caisses jusqu’à leur consommation, à partir des données fournies par l’employeur (ou les employeurs successifs) :

  • les données de travail, qui déterminent le calcul des droits à congés (périodes d’emploi, salaires, temps de travail effectif ou temps de travail assimilé comme tel),
  • les dates des périodes d’absence pour congés.

Lorsqu’un salarié quitte une entreprise, il ne reçoit pas d'office d’indemnité compensatrice de congés payés pour les congés non pris (article L.3141-28 du code du travail). L’employeur lui remet un certificat qui lui permet de justifier de ses droits à congés auprès de la caisse, conformément à l’article D.3141-34 du code du travail.